Teamassistenz der Geschäftsbereichsleitung (Gebäudereinigung) (m/w/d)
Fragen vorab? Ruf die Zentrale an: 0611 98635-0, Mo.–Fr. 08:00–17:00 Uhr.
- Einsatzort
- Wiesbaden
- Vertragsart
- Vollzeit
- Arbeitszeit
- 40 Stunden/Woche
Zur Verstärkung unseres Teams in Wiesbaden suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und zielorientierte: Teamassistenz der Geschäftsbereichsleitung (Gebäudereinigung) (m/w/d)
Dein Job im Überblick:
- Unterstützung der Geschäftsbereichsleitung im operativen Tagesgeschäft
- Zentrale Schnittstelle zwischen Büro, Objektleitungen und Reinigungskräften
- Sicherstellung reibungsloser Abläufe in Verwaltung und Organisation
Aufgaben
- Zeiterfassung & Kontrolle
- Wöchentliche Prüfung der Arbeitszeiten auf Vollständigkeit
- Abgleich mit Dienstplänen und Objektvorgaben
- Lohnvorbereitung
- Aufbereitung von Arbeitsstunden, Urlaubs- und Krankheitstagen
- Übergabe der Daten an das Lohnbüro
- Gesetzliche Vorgaben
- Prüfung der Zeitnachweise gemäß AEntG
- Sicherstellung der Dokumentationspflichten
- Stammdatenpflege
- Anlegen und Aktualisieren von Kunden-, Objekt- und Mitarbeiterdaten
- Materialmanagement
- Organisation und Koordination von Bestellungen (Reinigungsmittel & Geräte)
- Qualitätssicherung
- Vorbereitung von Objektbegehungen
- Auswertung von Reinigungsprotokollen
- Kommunikation & Organisation
- Selbstständige Korrespondenz mit Kunden, Behörden und Lieferanten
- Erstellen von Angeboten
- Terminplanung (Kundentermine, Abnahmen, interne Meetings)
- Rechnungswesen
- Vorbereitung der Kundenrechnungen auf Basis geprüfter Stunden
Qualifikation
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement)
- Erfahrung in Personal, Lohnvorbereitung von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
- Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
- Hohes Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten
Gülcimen Bezgin
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